讓你知道企業(yè)會(huì)議的2大核心問題！
2022-02-25 長青智業(yè) 閱讀:550次
會(huì)議，在當(dāng)下已經(jīng)成了貶義詞，什么該死的會(huì)議，垃圾會(huì)議，無聊的會(huì)議等等，仿佛成了過街老鼠，人人喊打！會(huì)議之于組織，就像吃喝拉撒于人，是件非常稀松平常的事情！作為一個(gè)組織的管理人員，如果說出“假如不用開會(huì)，我會(huì)更加熱愛我的工作”，就如同播音員說“假如不用背臺詞，我會(huì)更加喜歡我的工作”，如同運(yùn)動(dòng)員說“假如不用天天訓(xùn)練，我會(huì)更加熱愛這項(xiàng)運(yùn)動(dòng)”等等，很荒唐，對嗎？誠然，目前許多企業(yè)的會(huì)議召開形式和內(nèi)容出現(xiàn)了一些問題，典型的現(xiàn)象有：冗長、沉悶、一言堂、發(fā)散、低效、不落地等等，這不是會(huì)議本身出了問題，而是會(huì)議召集的人或是企業(yè)導(dǎo)向出了問題，因此而錯(cuò)殺會(huì)議，“會(huì)議”豈不冤枉？！的確，目前花在會(huì)議上的時(shí)間大部分是被浪費(fèi)了，但解決辦法不是停止開會(huì)，而是改善會(huì)議。試問，一個(gè)沒有會(huì)議的組織又會(huì)變成怎樣？如果一個(gè)管理團(tuán)隊(duì)有8個(gè)人，本來大家一起45分鐘說清楚的事情，由于不開會(huì)，為了讓所有人信息同步，必須一對一溝通，這樣就需要有28個(gè)一對一的交流，這樣花去的時(shí)間會(huì)少嗎。人們往往抱怨會(huì)議浪費(fèi)的時(shí)間，但是從沒有人會(huì)統(tǒng)計(jì)一一私下找人交流所花費(fèi)的時(shí)間，如果一對一拍板不下來，再來一個(gè)一對二，二對二......恐怕到那時(shí)，人人都會(huì)懷念會(huì)議的好了。目前會(huì)議普遍開得最大的問題：一是沉悶，大家提不起勁；二是冗長，且沒有效果。所以必須對癥下藥，尋根溯源，徹底解決其中真正存在的問題。
這是因?yàn)樵谶@種會(huì)議上，缺乏各種有效沖突，言論往往被領(lǐng)導(dǎo)壓制了，即所謂的一言堂會(huì)議。
這屬于一個(gè)企業(yè)或組織的文化和價(jià)值觀問題，這個(gè)企業(yè)組織氛圍喜歡聽喜不聽?wèi)n，管理層沒有兼聽則明的胸懷。不管是同級團(tuán)隊(duì)，還是下屬成員，會(huì)議氛圍不允許讓每一個(gè)人暢所欲言的說出自己的真實(shí)想法。當(dāng)會(huì)場出現(xiàn)部下說出一些問題，對一些管理問題進(jìn)行批判時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)顯得很不耐煩，認(rèn)為這不屬于他們的職責(zé)，他們不應(yīng)該質(zhì)疑上級的指令和規(guī)定。領(lǐng)導(dǎo)不能真心站在對方角度、立場上認(rèn)真傾聽，認(rèn)為執(zhí)行力第一，其余其次。員工是明白人，一看見領(lǐng)導(dǎo)嫌惡的表情和不痛不癢的話語，敢說的以后也不說了，想要說的也將意見悶在心里不再表達(dá)，久而久之企業(yè)形成報(bào)喜不報(bào)憂的氛圍。會(huì)議開到這份上，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)有不可推卸的責(zé)任，因?yàn)樗麤]有想好好去挖掘同事們的一些好的想法，要么領(lǐng)導(dǎo)怕沖突，避免緊張局面；要么領(lǐng)導(dǎo)一言堂，認(rèn)為自己能夠全控。一個(gè)有價(jià)值的會(huì)議，一定是意見紛呈，爭論不斷，有水平的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)恰如其分的引導(dǎo)和激發(fā)重要的、有建設(shè)性的理念沖突，這樣才能使與會(huì)者保持高度關(guān)注，最終才能導(dǎo)出更好的決策。大家經(jīng)常在電視中看到一場訴訟，雙方律師唇槍舌戰(zhàn)，交鋒異常激烈，但這卻是法官樂于看到的，因?yàn)橹挥羞@樣，才能不會(huì)放過一個(gè)細(xì)節(jié)和疏漏，最終的判決才會(huì)更加公正。我們大家看到此景，也會(huì)報(bào)以會(huì)心的一笑，但是事情到了自己頭上，卻怎么就走樣了呢。法官都不怕，一個(gè)組織的領(lǐng)導(dǎo)在怕什么呢？回避值得爭論的議題和分歧，不但會(huì)使會(huì)議變得無聊，而且注定會(huì)使議題得不到有效解決，因?yàn)榕c會(huì)人，人人都沒有走心。大家普遍都有沮喪感，這種情緒經(jīng)常會(huì)在事后以無意義的私人矛盾或政治斗爭的形式表現(xiàn)出來，有些東西，得學(xué)學(xué)大禹治水，宜疏不宜堵。即使天天開會(huì)的政府、協(xié)會(huì)組織，也有做的好的。唐朝有敢犯顏直諫的魏征，唐太宗在魏征死后曾說：夫以銅為鏡,可以正衣冠；以古為鏡,可以知興替；以人為鏡,可以明得失。朕常保此三鏡,以防己過，今魏征殂逝,遂亡一鏡矣!這句話充分表明了魏征在領(lǐng)導(dǎo)唐太宗心目中的位置，實(shí)現(xiàn)貞觀之治也就不足為奇了。大家在電視上應(yīng)該經(jīng)?？吹接h會(huì)上，首相發(fā)表言論時(shí)有時(shí)聽到臺下噓聲一片，議員們可以隨時(shí)、直接表達(dá)不滿的意見，也算是另一種形式的紅紅臉吧。在追求卓越的過程中，遇到?jīng)_突很正常，爭論過程不是戰(zhàn)爭，其目標(biāo)不是說服對方他錯(cuò)你對，而是發(fā)掘事實(shí)。這個(gè)過程中誰講話有權(quán)威不應(yīng)當(dāng)有長幼尊卑之分，而是看誰的邏輯站得住腳。作為企業(yè)，如果任由問題回避的負(fù)面情緒在組織中蔓延，導(dǎo)致組織退化和腐敗，難免讓人覺得這個(gè)企業(yè)的管理層有得過且過之嫌。
這往往是會(huì)議的內(nèi)容與形式發(fā)生了錯(cuò)位。會(huì)議從時(shí)間上劃分，有日會(huì)、周會(huì)、月會(huì)、季度會(huì)、年會(huì)等；從形式上劃分，有當(dāng)前事務(wù)會(huì)，有周策略會(huì)，有月戰(zhàn)略會(huì)，有季或年總結(jié)會(huì)；從內(nèi)容上劃分，有計(jì)劃會(huì)，有生產(chǎn)會(huì)，有營銷會(huì)，有質(zhì)量會(huì)，有回款會(huì)，有經(jīng)營分析會(huì)，有安全會(huì)，有培訓(xùn)會(huì)，有預(yù)算會(huì)，有文體活動(dòng)會(huì)等等。會(huì)議召集者，想立即解決組織中存在的所有問題，他們在會(huì)議室，坐上2-3個(gè)小時(shí)甚至5-6個(gè)小時(shí)一一過堂，預(yù)算開支、庫存壓降、并購、供應(yīng)商戰(zhàn)略、新客戶策略、激勵(lì)方案、品牌定位、項(xiàng)目計(jì)劃等。不僅會(huì)議內(nèi)容異常發(fā)散，而且與會(huì)者有可能一時(shí)收不住嘴，從戰(zhàn)略說到工序，從工裝治具說到并購，想法很好，不幸的是，這只會(huì)讓會(huì)議變得低效冗長，所有人困在那里，所有人都不滿意。那將是一場災(zāi)難，因?yàn)殚_會(huì)的成本極高，都是一幫頂尖薪酬者。所以在日本、韓國一些企業(yè)，會(huì)議都會(huì)有一個(gè)會(huì)議主持人，他會(huì)適時(shí)又不失禮貌的中止一些發(fā)散者的話題，促進(jìn)會(huì)議向正確的方向邁進(jìn)。物以類聚人以群分，會(huì)議也有它的一套規(guī)則，即會(huì)議內(nèi)容和會(huì)議形式應(yīng)該匹配，什么會(huì)議說什么事。第一是日溝通會(huì)，它溝通匯報(bào)的應(yīng)是昨、今和明天的事情，譬如車間的班前會(huì)，大家站立一排，通報(bào)昨天發(fā)生的問題，安排今天的工作，預(yù)告明天的計(jì)劃，使大家信息同步，目標(biāo)一致。對于一些管理團(tuán)隊(duì)，也可以借用這種站立通報(bào)的會(huì)議形式，每一個(gè)人最長60秒扼要通報(bào)今天的工作事項(xiàng)，沒有要說的不要說，不是每個(gè)人必須發(fā)言，會(huì)議整體時(shí)間嚴(yán)格控制在10分鐘以內(nèi)，個(gè)別復(fù)雜事項(xiàng)會(huì)后單獨(dú)說，不要占用其他人時(shí)間。第二是周策略會(huì)，它溝通匯報(bào)的應(yīng)是上周、本周和下周的事情，這個(gè)會(huì)議優(yōu)先處理周事務(wù)，涉及中、長期戰(zhàn)略和不緊急事務(wù)可以安排在月度會(huì)議上討論。周工作會(huì)議可以討論生產(chǎn)發(fā)貨情況，質(zhì)量問題情況，對于快消行業(yè)，還要關(guān)注庫存、回款和物料供應(yīng)情況等等。會(huì)議時(shí)間最好控制在90-120分鐘內(nèi)。第三是月度戰(zhàn)略會(huì)，這個(gè)應(yīng)該討論、決策中短期戰(zhàn)略層面上的事務(wù)。譬如月度經(jīng)營分析會(huì)，未來3個(gè)月產(chǎn)銷供協(xié)同會(huì)，資金需求預(yù)算會(huì)，營銷重大戰(zhàn)略會(huì)，新產(chǎn)品開發(fā)會(huì)等，討論的是重要而不緊急的事務(wù)，與周會(huì)議避開，是為了避免鳩占鵲巢，兩種事務(wù)都討論，都決策不好。月度會(huì)議時(shí)間最好控制在3-4個(gè)小時(shí)內(nèi)，每個(gè)議題安排不低于1個(gè)小時(shí)，3-4個(gè)議題，如果議題實(shí)在太多，也可以安排一整天討論、決策，重大問題要充分溝通好。議題要提前發(fā)給與會(huì)者熟悉、思考，避免影響會(huì)議的有效性。第四是季度總結(jié)會(huì)，有兩次與半年會(huì)、年度會(huì)自然重合。在這種會(huì)議，以務(wù)虛為好，很多外企，將季度會(huì)議安排距離公司1個(gè)小時(shí)車程以外的酒店、會(huì)議中心召開，就是為了使大家放下手中繁瑣的日常事務(wù)，靜下心來說說自己工作上一些真實(shí)的想法和有建設(shè)性的建議，這種地方容易使人敞開心扉。譬如檢討戰(zhàn)略，說說行業(yè)趨勢，談?wù)労诵膯T工培養(yǎng)和提拔，團(tuán)隊(duì)建設(shè)，企業(yè)文化和價(jià)值觀教育等，什么會(huì)議說什么事。會(huì)議時(shí)間最好控制在2天內(nèi)，一般周五、六兩天，公私兼顧。即使垃圾，也是一種放錯(cuò)了地方的資源。大自然創(chuàng)造萬事萬物，都是精心設(shè)計(jì)好的，沒有一項(xiàng)是多余的。會(huì)議，在今天日益變成一個(gè)貶義詞的當(dāng)下，有必要為它正正名，會(huì)議本無錯(cuò)，在乎采用人。
